Smo organizacija in želimo gostiti prostovoljca iz tujine:

1. Vprašanja, na katera je dobron, da si odgovorimo na samem začetku snovanja EVS projekta:

Zakaj si želimo gostiti EVS prostovoljca?

Kaj bo EVS prostovoljec v naši organizaciji počel? S katerimi področji se bo ukvarjal?

Kakšne finančne in kadrovske vire imamo na voljo?

2. Predlagatelj projekta je lahko:

nepridobitna/nevladna organizacija ali

lokalni, regionalni javni organ ali

organizacija, aktivna na evropski ravni na področju mladine ali

mednarodna vladna organizacija ali

pridobitna organizacija (samo v primerih, ko organizira dogodek na področju mladine, športa ali kulture).

Preden lahko zaprosite za sprejem projekta, vam mora nacionalna agencija Programa Mladi v akciji podeliti akreditacijo, za katero zaprosite z obrazcem Izraz interesa za sodelovanje v EVS. Obrazec je dosegljiv na strani nacionalne agencije : http://www.mva.si 

Izraz interesa lahko oddate kadarkoli. Nacionalna agencija vas obvesti o podeljeni akreditaciji oz. zahteva morebitne dopolnitve. Po pridobljeni akreditaciji, bo vaš projekt objavljen v bazi, kjer bo na voljo vsem zainteresiranim: http://ec.europa.eu/youth/evs/aod/hei_en.cfm

4. Izbor prostovoljca

Priporočljivo je, da več zaposlenih v organizaciji oz. njenih članov sodeluje tudi že v samem procesu izbora prostovoljstva.

Vzpostaviti je treba komunikacijo s prostovoljcem in njegovo pošiljajočo organizacijo (dogovor o tem, katera organizacija bo prijavila projekt na svoji nacionalni agenciji in s tem prevzela vlogo usklajevalne organizacije; dogovoriti se o prostovoljčevih nalogah pri vas, delitvi  nalog med organizacijama…).   

Zaradi lažje delitve pridobljenih finančnih sredstev (na gostiteljski strani nastane največ stroškov) prevzame vlogo usklajevalne organizacije, in s tem tudi prijavo ponavadi gostiteljska organizacija. Vendar to ni nujno, je stvar dogovora med organizacijama.

Skupaj s pošiljajočo organizacijo in prostovoljcem določimo podrobne učne cilje, ki naj bi jih prostovoljce dosegel v projektu.

5. Priprava prošnje za sprejem projekta v program Mladi v akciji

Ob tesni komunikaciji s pošiljajočo organizacijo in prostovoljcem začnemo pisati prijavnico (obrazec na voljo pri nacionalni agenciji: http://www.mva.si

Pred pisanjem prijavnice, je zelo pomembno spoznati pravila programa in si prebrati Vodnik po programu Mladi v akciji (na voljo pri nacionalni agenciji). 

Če projekt vključuje mlade z manj priložnosti, je možno zaprositi tudi za sofinanciranje predhodnega obiska, kjer prostovoljec in njegov mentor iz pošiljajoče organizacije prideta k vam v organizacijo, kjer se lahko podrobneje spoznate in dogovorite še morebitne spremembe projekta. Tako lahko omilite morebitne težave oz. nesporazumom v samem projektu.

Glede na čas vašega projekta, se odločite za oddajo prijave na enega izmed rokov:

6. Po odobritevi projekta

Sledi podpis sporazuma o dotaciji z Nacionalno agencijo.

7. Priprave organizacije pred prihodom prostovoljca

Dodatno seznanjanje zaposlenih in drugih članov organizacije s prihodom EVS prostovoljca ter z namenom projekta.

Izmenjava kontaktov med člani organizacije in EVS prostovoljcem že pred prihodom.

Ureditev nastanitve (stanovanja), preveriti način izplačevanja žepnine, denarja za hrano ter lokalne prevoze, če so le-ti potrebni.

Priprava akcijskega načrta za ravnanje v kriznih situacijah (v primeru nesreče).

Obveščanje lokalne skupnosti o prihodu prostovoljca.

Prijava začasnega bivanja na upravni enoti.

Dogovor glede izplačila žepnine in sredstev za prehrano (davčna številka, bančni račun).

Podpis dogovora s prostovoljcem (predlagamo pisno; obnovitev dogovora iz prijavnice z morebitnimi konkretnejšimi določili).

Natančnejši načrt  sestajanja z mentorjem in evalvacij.

Zagotovitev udeležbe prostovoljca na usposabljanju ob prihodu. Za projekte daljše od 6 mesecev pa še na sredinskem srečanju.

Tečaj slovenščine ter morebitna druga usposabljanja, potrebna za aktivnosti v projektu.

Seznanitev prostovljca z vsemi člani organizacije.

Vključevanje v lokalno skupnost, seznanitev z lokalnim okoljem (predstavitev pomembnejših točk v mestu – lekarna, zdravstveni dom, trgovine, točke za družabno življenje itd.).

Izdaja Youthpassa prostovoljcu, več na: http://www.youthpass.eu/en/youthpass

Končna evalvacija

Nacionalni agenciji oddati zaključno vsebinsko in finančno poročilo ter zahtevek za izplačilo zadnjega dela dotacije. Računovodska dokazila ter dokumentacijo je treba hraniti do 5 let.