Smo organizacija in želimo poslati svojega člana, prostovoljca, uporabnika…v tujino:

1. Akreditacija za pošiljateljsko organizacijo

Preden lahko zaprosite za sprejem projekta, vam mora nacionalna agencija Programa Mladi v akciji podeliti akreditacijo za pošiljanje prostovoljca, za katero zaprosite z obrazcem Izraz interesa za sodelovanje v EVS. Obrazec je dosegljiv na strani nacionalne agencije : http://www.mva.si  

Izraz interesa lahko oddate kadarkoli, saj niso vezani na roke programa Mladi v akciji. Nacionalna agencija vas obvesti o podeljeni akreditaciji oz. zahteva morebitne dopolnitve.

2. Iskanje projekta

Prostovoljcu pomagamo najti primeren projekt v bazi akreditiranih projektov http://ec.europa.eu/youth/evs/aod/hei_en.cfm, povprašujemo pri svojih dosedanjih mednarodnih partnerjih, druge slovenske organizacije zaprosimo za kontakte njihovih partnerjev…

Na voljo je tudi precej forumov in spletnih baz za iskanje partnerjev.

3. Priprava projekta

Vzpostavimo komunikacijo z gostiteljsko organizacijo in se dogovorimo, katera organizacija bo prevzela vlogo usklajevanje organizacije ter projekt prijavila svoji nacionalni agenciji.

Zaradi lažje delitve pridobljenih finančnih sredstev (na gostiteljski strani nastane največ stroškov) prevzame vlogo usklajevalne organizacijo in s tem prijavo ponavadi gostiteljska organizacija. Vendar to ni nujno, je stvar dogovora med organizacijama.

Podrobneje si tudi razdelimo vloge glede urejanje zavarovanja, vozovnice, vize in drugih administrativnih nalog… Skupaj z gostiteljsko organizacijo in prostovoljcem določimo podrobne učne cilje.

Če kot pošiljajoča organizacija sprejmete vlogo usklajevalne organizacije, je postopek prijave enak kot pri gostiteljskem EVS projektu.

4. Pred odhodom prostovoljca

Priprava prostovoljca:

• priprava na aktivnosti v projektu,
• seznanitev prostovoljca z njegovimi dolžnostmi in pravicami
• priprava na bivanje v drugi državi, kulturni šok in reakcijo ob morebitnih konfliktnih situacijah
• po potrebi mu nudimo dodatno jezikovno ali drugo pripravo
• uredimo mu zavarovanje, vozovnico, vizo (če je potrebna)
• zagotovimo udeležbo prostovoljca na usposabljanju pred odhodom

5. Med opravljanjem EVS

Ohranjanje stikov s prostovoljcem in gostiteljsko organizacijo.

Skupno preprečevanje kriznih situacij.

Nudenje podpore prostovoljcu, če je treba tudi posredovanje v konfliktnih situacijah.

Zelo pomembna je evalvacija s prostovoljcem, preveri se tudi doseg zadanih učnih ciljev.

Sooblikovanje zaključnega poročila, ki ga bo oddala usklajevalna organizacija.

Podpora prostovoljcu pri ponovni vključitvi v domače okolje.

Zagotovitev udeležbe prostovoljca na evalvacijskem srečanju prostovoljcev.